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              質(zhì)量記錄中的“盲、亂、散、松、空、錯”
              文章出處:admin發(fā)表時(shí)間:2018/3/2 0:00:00

              記錄是記載過(guò)程狀態(tài)和過(guò)程結果的文件,是質(zhì)量管理體系文件的一個(gè)重要組成部分。所謂過(guò)程狀態(tài)主要針對產(chǎn)品質(zhì)量的形成過(guò)程和體系的運行過(guò)程,而過(guò)程結果則是指體系運行效果和產(chǎn)品滿(mǎn)足質(zhì)量要求的程度。根據記錄的上述特性,記錄在組織的質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著(zhù)重要的作用。

               

              1、在記錄過(guò)程中常見(jiàn)的問(wèn)題

               

              盲:記錄的設置、設計目的、功能不明,不是為管理、改進(jìn)所用,而是為了應付檢查。

              亂:記錄的設置、設計隨意性強,缺乏體系考慮,記錄的填寫(xiě),保管收集混亂,責任不清。

              散:保存、管理分散,未作統一的規定。

              松:記錄填寫(xiě)、傳遞、保管不嚴,日常疏于檢查,達不到要求,無(wú)人考核,且丟失和涂改現象嚴重。

               

              空:該填不填,空格很多,缺乏嚴肅性,法定性。

               

              錯:寫(xiě)錯別字,語(yǔ)言表達不清,填寫(xiě)錯誤。

               

              2、記錄的設計和編制意義

               

              記錄的充分性和必要性:記錄作為基礎性和依據性文件,應盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過(guò)程和結果以及質(zhì)量管理體系的運行狀態(tài)和結果。為此,組織既要從總體上評價(jià)記錄的充分性,力求使原始記錄完整,同時(shí)又要對每一記錄的必要性進(jìn)行逐一評審和取舍,要注意并非記錄越多越好,正確的做法是只選擇那些必要的原始數據作為記錄。

               

              記錄的真實(shí)性和準確性:真實(shí)準確的記載質(zhì)量信息,才能為有效地運行組織的質(zhì)量管理體系并實(shí)現持續改進(jìn)提供可靠的依據,因此,在確定記錄的格式和內容的同時(shí),應考慮使用者填寫(xiě)方便并保證能夠在現有條件下準確地獲取所需的質(zhì)量信息。填寫(xiě)記錄應實(shí)事求是、嚴肅認真。

               

              記錄的規范化和標準化:應盡量采用國際、國內或行業(yè)標準,參考先進(jìn)組織的成功經(jīng)驗以使記錄更加規范化和標準化,在建立質(zhì)量管理體系過(guò)程中,應當對現行的進(jìn)行清理,廢立多余的記錄,修改不適用的記錄,沿用有價(jià)值的并增補必需的,應使用適當的表格或圖表格式加以規定,按要求統一編號,使各項活動(dòng)的記錄更加系統和協(xié)調,實(shí)現記錄的標準化管理。對于同一種活動(dòng)的記錄格式應當是固定的,不能隨意變更,造成混亂,即使需要修改,也應規定一個(gè)統一的時(shí)間開(kāi)始使用新表格。

               

              3、記錄的填寫(xiě)要求和注意事項

               

              記錄用筆要求:記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆,不應用紅筆,這些筆能夠確保記錄不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。

               

              記錄的原始性:記錄要保持現場(chǎng)運作,如實(shí)記錄,這就是原始性。原始性就是當天的運作當天記,當周的活動(dòng)當周記。做到及時(shí)和真實(shí),不允許添加點(diǎn)滴水分,使記錄真實(shí)可靠。記錄保持其原始性,不可以重新抄寫(xiě)和復印,更不可以在過(guò)程進(jìn)行完后加以修飾和裝點(diǎn)。

               

              記錄的清晰準確:記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結果或提供體系所完成活動(dòng)的證據的文件而策劃設置的,即是證據,首先要屬實(shí),要做到屬實(shí),就要將過(guò)程做到位并運作事實(shí)記得正確和清晰,語(yǔ)言和用字都要規范。不但使自己能看清楚,也能使別人都看清楚。

               

              筆誤的處理:在填寫(xiě)記錄出現筆誤后,不要在筆誤處亂寫(xiě)亂畫(huà),甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋,正確的處理筆誤的方法,是在筆誤的文字或數據上,用原使用的筆墨畫(huà)一橫線(xiàn),再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數值。

               

              空白欄目的填寫(xiě):有些記錄在運作的情況下所有的欄目無(wú)內容可填。怎么處置呢?空白欄目不能不填,其填寫(xiě)的方法是在空白的適中位置畫(huà)一橫線(xiàn),表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目,只是無(wú)內容可填,就以一橫線(xiàn)代之,如果縱向有幾行均無(wú)內容填寫(xiě),亦可用一斜線(xiàn)代之。

               

              簽署要求:記錄中會(huì )包含各種類(lèi)型的簽署,有作業(yè)后的簽署,有認可、審定、批準等簽署,這些簽署都是這原則、權限和相互關(guān)系的體現,是記錄運作中不可少的組成部分,任何簽署都應簽署全名,同時(shí)盡可能的清晰易辨,不允許有姓無(wú)名或有名無(wú)姓情況存在。

               

              4、記錄的管理和控制

               

              記錄的標識:應具有唯一性標識,為了便于歸檔和檢索,記錄應具有分類(lèi)號和流水號。標識的內容應包括:記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號、版本號、表號、頁(yè)號、沒(méi)有標識或不符合標識要求的記錄表格是無(wú)效的表格。

               

              記錄的貯存和保管:記錄應當按照檔案要求立卷貯存和保管。記錄的保管由專(zhuān)人或專(zhuān)門(mén)的主管部門(mén)負責,應建立必要的保管制度,保管方式應便于檢索合存取,保管環(huán)境應適宜可靠,干燥、通風(fēng),并有必要的架、箱,應做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變質(zhì)合丟失。管以及路的保存期限問(wèn)題,如果外部沒(méi)有要求的,組織可針對不同產(chǎn)品的特點(diǎn)合法規要求做出相應規定,如果合同對記錄提出要求,則按照顧客的要求確定保存期限。一般情況下,記錄的保存期限為2年,主要的記錄應保存3年,重要的記錄應長(cháng)期保存。

               

              記錄的檢索:一項質(zhì)量活動(dòng)往往涉及到多項記錄的內容和表格,為了避免漏項,應當對記錄進(jìn)行編目,編目具有引導和路徑作用,可以便于記錄的查閱和使用,使查閱對該項質(zhì)量活動(dòng)的記錄能有一個(gè)整體的了解。對于一個(gè)項目,合同或是產(chǎn)品實(shí)現后過(guò)程,可以考慮建立一個(gè)總編目,按產(chǎn)品實(shí)現的進(jìn)度進(jìn)行排列。對于記錄內容較多,質(zhì)量活動(dòng)聯(lián)系復雜的記錄,也可設置分項編目。記錄在歸檔前經(jīng)主管部門(mén)驗收合格后方可進(jìn)行,如果歸檔資料不全,負責歸檔驗收的部門(mén)有權拒收。記錄中包含了大量有用的體系運行證據和原始信息,要發(fā)揮其作用須使用其便于有關(guān)部門(mén)和員工查找,記錄的查閱納入計算機管理是比較好的做法,編制電子索引,可以提高檢索和查閱的效率。

               

              記錄的處置:超過(guò)規定保存期限的記錄,應統一進(jìn)行處理,重要的含有保密內容的記錄須保留銷(xiāo)毀記錄。記錄須如實(shí)記載產(chǎn)品質(zhì)量的形成過(guò)程和最終狀態(tài),如實(shí)反映質(zhì)量管理體系過(guò)程、過(guò)程和活動(dòng)的運行狀況和結果,證實(shí)產(chǎn)品滿(mǎn)足技術(shù)標準、合同、法規要求以及顧客的期望的程度,反映組織的質(zhì)量管理體系是否已得到有效運行,產(chǎn)品、過(guò)程和整個(gè)體系的運行是否達到了預期的要求。


               

              5、質(zhì)量記錄報表填寫(xiě)注意事項

               

              質(zhì)量記錄用于記載過(guò)程狀態(tài)和過(guò)程結果,是企業(yè)質(zhì)量保證的客觀(guān)依據,為采取糾正和預防措施提供依據,有利于產(chǎn)品標識和可追溯性。

               

              質(zhì)量記錄填寫(xiě)有以下事項需要注意:

               

              報表填寫(xiě)必須完整,盡可能詳細,對所列示的所有內容均要填寫(xiě)清楚,如不能填寫(xiě)的內容要用斜線(xiàn)(/)劃掉,特別是簽名欄的填寫(xiě),要寫(xiě)全名。

               

              記錄要求準確清晰,不得潦草,更不得隨便在記錄上亂涂亂畫(huà),記錄背面也一樣,特別注意的是要檢查最后填寫(xiě)的清晰度,不清晰者要進(jìn)行重填。

               

               

              記錄不得隨便進(jìn)行更改,需要更改時(shí)正確的做法是先將錯誤的地方用一條橫線(xiàn)劃掉,然后在旁邊寫(xiě)上正確的內容,同時(shí)在旁邊進(jìn)行簽名,并寫(xiě)上日期。值得注意的是:如是數字錯誤,應將整個(gè)數字劃掉,不能僅將數字中寫(xiě)錯的位數劃掉。簽名時(shí)要注意寫(xiě)全名,不能僅寫(xiě)一個(gè)字或寫(xiě)某主任、某經(jīng)理、某先生、某小姐等。填寫(xiě)日期時(shí)要寫(xiě)全年月日,例如文件的起草日期為2004年2月1日可寫(xiě)為1/2.04或2004/2/1、2004.2.1等。

               

              不準使用涂改液,也不能使用修正紙等,不準用鉛筆填寫(xiě),一般不準用紅色筆跡填寫(xiě),尤其是簽名。

               

              記錄報表的日期和流水號要寫(xiě)全,便于追溯和管理。日期填制要寫(xiě)全年月日,如2004年2月1日;流水號的填制必須按固定的編號規則進(jìn)行,流水號的填寫(xiě)位置在報表的右上角。品證部推薦的編號格式為:年份/月份/流水號,如2004年2月的第15份報表的流水號為04/02/015。

               
               
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